|
Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen sowie Belege müssen aufbewahrt werden. Wie lange die Aufbewahrungspflicht für Belege gilt, ist unterschiedlich. Auch mit zu-nehmender Digitalisierung gibt es einige Besonderheiten zu beachten.
Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie sonstigen Unterlagen im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren.
Die Bundesabgabenordnung versteht darunter unter anderem folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Belege (Rechnungen, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
- Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
- Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg
- Inventurlisten
- Unterlagen für Anlagenkäufe und -verkäufe
- Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.
Bei Kapitalgesellschaften kommen noch hinzu:
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse samt den Lageberichten
- Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten
- empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe
Zeitraum:
Die Sieben-Jahres-Frist startet mit Ende jenes Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. worauf sich der Beleg bezieht.
Beispiel: Belege aus 2015 sind bis Ende 2022 aufzubewahren. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Elektronische Aufbewahrung:
Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, es muss aber die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und unveränderte Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden.
Achtung: Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.
Feinheiten der Aufbewahrungspflicht gelten für folgende Belege:
- Für Unterlagen, welche die Vorsteuer von Grundstücken betreffen, gilt eine 22-jährige Aufbewahrungsdauer! Diese Frist beträgt für bestimmte Fälle (ältere Gebäude) nur 12 Jahre.
- Ist ein Abgabenbeschwerdeverfahren oder ein anderes behördliches oder gerichtliches Verfahren (Parteistellung) anhängig, sind diese Unterlagen bis auf weiteres noch aufzubewahren.
- Ist in einer Bilanz oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein Fehler mit periodenübergreifender Wirkung enthalten, dann kann die Finanz eine Fehlerberichtigung durchführen. Diese Maßnahme kann auch auf Antrag des Steuerpflichtigen eingeleitet werden. Diese „Fehlerberichtigung“ ist auch dann möglich, wenn das betreffende Jahr bereits verjährt ist. Eine zeitliche Befristung für diese Maßnahme ist im Gesetz nicht vorgesehen. Aufbewahren könnte sich daher lohnen!
- Überhaupt sollte man betriebliche Unterlagen nicht leichtfertig zu den Klängen des Neujahrskonzertes abfackeln, da auch altes Material in einem zivilrechtlichen Prozess zur Beweisführung nützlich sein kann.
- Beachten Sie bitte auch, dass die Verjährungsfrist seit vielen Jahren wieder 10 Jahre beträgt! Wir raten, Geschäftsunterlagen unbedingt während dieser Frist aufzubewahren.
- Unterlagen für die neue Corona-Investitionsprämie müssen übrigens mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Verlängerte Aufbewahrungsfristen aller Unterlagen, Belege und Arbeitsaufzeichnungen in Zusammenhang mit
Kurzarbeit: 10 Jahre ab Ende des Jahres der letzten Auszahlung der gesamten Förderung
Investitionsprämie: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der letzten Auszahlung
COFAG-Förderbedingungen: 7 Jahre
Aufbewahrungspflicht Belege - Tipps zu Grundstücken (ImmoESt):
Unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen sollte man als Privatperson sämtliche Belege im Zusammenhang mit Grundstücken aufbewahren. Dazu zählen neben dem Kaufvertrag vor allem auch die Belege über Anschaffungsnebenkosten (z.B. Anwalts- und Notarkosten, Grunderwerbsteuer, Schätzkosten) sowie über alle nach dem Kauf durchgeführten Investitionen. All diese Kosten erhöhen nämlich bei der Ermittlung des Veräußerungsgewinns die tatsächlichen Anschaffungskosten und reduzieren damit den steuerpflichtigen Gewinn.
Unser Tipp: Ein digitales Belegarchiv ist die smarte und platzsparende Alternative zur Papierablage. Dieses erledigt die revisionssichere Archivierung automatisch und Papierbelege können vernichtet werden.
|
